Harithas Harikaran
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Fallstudie 02 / 05 · power apps · im Einsatz seit September 2026

QS Baustelle

Baustellenbegehungen, die auch offline funktionieren, mit Word-Bericht per Fingertipp

QS Baustelle ist eine Canvas-App in Power Apps für Begehungen auf Baustellen. Mit ihr erfassen Prüfende Beobachtungen, Fotos und Terminfortschritt auf dem Smartphone, mit oder ohne Netz; sobald das Gerät online ist, werden die Daten nach SharePoint synchronisiert, und ein Fingertipp verschickt den Word-Bericht per E-Mail. Ich habe sie als Werkstudent bei der S01 Projektmanagement GmbH entwickelt, vom ersten Plan bis zur Revision 45, nach dem Konzept der Führungskraft.

Live-Demo öffnen So funktioniert es
Power AppsPower FxPower AutomateSharePointOffice ScriptsPnP PowerShellPower Platform CLI
11Power-Automate-Flows
12App-Bildschirme, Smartphone-Layout
9 + 1SharePoint-Listen plus eine Dokumentbibliothek
45App-Revisionen
Rolle
Entwicklung, als Werkstudent bei S01 Projektmanagement GmbH: Planung, Umsetzung und Veröffentlichung
Konzept
die Führungskraft lieferte das Konzept (zwei Module, Ordnerbaum, Namensschema) und das Feedback
Nutzende
Prüfende auf der Baustelle; Projektleitungen und externe Auftraggebende erhalten die Berichte
Plattform
Power-Apps-Player auf dem Smartphone (Hochformat); SharePoint und Power Automate im Microsoft 365 des Unternehmens
Sprache
deutsche Oberfläche und deutsche Berichte
01 / warum es das gibt

Papierbögen, Fotos auf privaten Handys und Berichte in Handarbeit

Prüfbögen wurden ausgedruckt, ausgefüllt und anschließend abgetippt, sodass jede Begehung doppelt erfasst wurde. Fotos lagen auf privaten Handys, in E-Mails und in Chatverläufen, getrennt von der Beobachtung, zu der sie gehörten. Berichte entstanden von Hand: Die Fotos wurden auf einen PC exportiert und einzeln in ein Word-Dokument eingefügt.

Es gab keine zentrale, nachvollziehbare Ablage. Bögen gehen verloren, und Auftraggebende im Bauwesen erwarten in Deutschland eine prüffähige Dokumentation. Auf Baustellen gibt es oft keinen Empfang, etwa in Kellern und Tunneln; die Erfassung musste also offline funktionieren und später synchronisieren. Auch der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Fortschritt je Vorgang des Terminplans, der Terminabgleich, hatte keinen strukturierten Platz.

Die Vorgabe lautete, die Papierbögen zu ersetzen. In QS Baustelle bleiben eine Beobachtung, ihre Kategorie, ihre Fotos und der Terminfortschritt als Datensätze in SharePoint beisammen, und der Bericht entsteht aus diesen Datensätzen.

Wer sie nutzt

Gebaut für Prüfende, die über die Baustelle gehen und oft keinen Empfang haben. Projektleitungen und externe Auftraggebende erhalten die Berichte. Die Führungskraft hat die Testrunden und die dokumentierten Begehungen durchgeführt.

Was der Betrieb kostet

Keine eigenen Server: App, Listen und Flows laufen im Microsoft 365 des Unternehmens.

02 / so funktioniert es

Wie eine Begehung vom Smartphone zum Word-Bericht kommt

Architekturdiagramm: QS Baustelle Eine Canvas-App auf dem Smartphone startet Begehungen und Terminabgleiche und legt erfasste Daten in einem Gerätespeicher ab, der in SharePoint-Listen und über Ablage-Flows (Nummerieren, Medien ablegen, Routen-Export) in die Projektablage schreibt. Import-Flows machen aus Excel-Dateien Zeilen; Bericht-Flows erstellen aus Listen und Projektablage den Word-Bericht und versenden ihn per E-Mail. POWER APPS Canvas-App 12 Handy-Bildschirme POWER FX Gerätespeicher Offline-Warteschlange SHAREPOINT Listen neun Datenlisten SHAREPOINT Projektablage Medien und Berichte POWER AUTOMATE Ablage-Flows Nummern und Ablage POWER AUTOMATE Import-Flows Excel zu Zeilen POWER AUTOMATE Bericht-Flows Word-Bericht per Mail EXCEL OFFLINE ALLE 30 S EIN TIPP Architekturdiagramm: QS Baustelle Eine Canvas-App auf dem Smartphone startet Begehungen und Terminabgleiche und legt erfasste Daten in einem Gerätespeicher ab, der in SharePoint-Listen und über Ablage-Flows (Nummerieren, Medien ablegen, Routen-Export) in die Projektablage schreibt. Import-Flows machen aus Excel-Dateien Zeilen; Bericht-Flows erstellen aus Listen und Projektablage den Word-Bericht und versenden ihn per E-Mail. POWER APPS Canvas-App 12 Handy-Bildschirme POWER FX Gerätespeicher Offline-Warteschlange SHAREPOINT Listen neun Datenlisten SHAREPOINT Projektablage Medien und Berichte POWER AUTOMATE Ablage-Flows Nummern und Ablage POWER AUTOMATE Import-Flows Excel zu Zeilen POWER AUTOMATE Bericht-Flows Word-Bericht per Mail EXCEL OFFLINE ALLE 30 S EIN TIPP
  1. 1Online startenDie prüfende Person öffnet ein Projekt und legt die Begehung online an. Die App vergibt die nächste Nummer in diesem Projekt.
  2. 2Plan laden EXCELFür einen Terminabgleich wird der Excel-Terminplan aus der App hochgeladen. Ein Flow legt ihn ab und liest ihn mit einem Office Script, und jeder Vorgang der untersten Ebene wird zu einer Zeile des Abgleichs. Für eine Begehung werden aus einer Excel-Checkliste auf demselben Weg vorbereitete Beobachtungen.
  3. 3Vor Ort erfassen, offline OFFLINEBeobachtungen mit Kategorie und Text, Fotos und Terminfortschritt werden auf dem Smartphone gespeichert und eingereiht, mit oder ohne Netz.
  4. 4Alle 30 Sekunden synchronisieren ALLE 30 SSobald das Gerät online ist, schreibt die Warteschlange die Datensätze in die Listen und schickt jedes Foto über einen Flow in die Projektablage. Videos und Originalfotos hängen an einer Upload-Zeile und werden von einem Flow abgelegt; sie brauchen eine Verbindung.
  5. 5Nummerieren und ablegenEine neue Beobachtung startet einen Flow, der immer nur einen Datensatz bearbeitet. Er vergibt die endgültige Nummer und benennt die Fotos und Videos nach der Namenskonvention um und verschiebt sie in den Ordner der Begehung.
  6. 6Ein Fingertipp, ein Bericht EIN TIPPDer Bericht-Flow liest Datensätze und Fotos, füllt die HTML-Vorlage, speichert die Word-Datei im Ordner der Begehung und versendet sie an die gewählte Adresse, mit Links zur Datei und zum Medienordner. Der Knopf bleibt gesperrt, bis alle Medien synchronisiert sind.
03 / datenmodell

Sechs Listen und die Projektablage

Datenmodell: QS Baustelle Ein Projekt hat viele Begehungen, viele Terminabgleiche und viele Kategorien. Eine Begehung hat viele Beobachtungen, und jede Beobachtung hat eine Kategorie. Ein Terminabgleich hat viele Terminplaneinträge. Dateien in der Projektablage verweisen über einfache Spalten auf ihre Beobachtung, ihren Terminplaneintrag, ihre Begehung oder ihren Terminabgleich. Projekte eines pro Projekt PK Projektabkürzung (in jedem Dateinamen) Titel Kundenname, im Bericht gedruckt Berichtsvorlage je Berichtsart Aktiv-Kennzeichen Begehungen eine pro Begehung PK Element-ID (SharePoint) FK Projekt Nummer je Projekt (QS-###) Datum, Zeitraum, Prüfperson Status (offen/geschlossen/exportiert) Beobachtungen viele pro Begehung PK Lokale ID (auf dem Gerät erzeugt) FK Begehung FK Kategorie Nummer (von einem Flow vergeben) Prüfpunkt Kategorien Konfiguration, kein Code PK Element-ID (SharePoint) Name Farbe Aktiv-Kennzeichen, Reihenfolge FK Projekt (leer: alle Projekte) Terminabgleiche einer pro Terminabgleich PK Element-ID (SharePoint) FK Projekt Nummer je Projekt (T-###) Datum und Zeitraum Status, Anzahl Einträge Terminplaneinträge einmal geschriebene Zeilen PK Element-ID (SharePoint) FK Terminabgleich Vorgangs-ID Geplanter Start und Ende Ist-Fortschritt 0 bis 100, Bemerkung Projektablage Fotos, Videos, Berichte, Vorlagen Projektabkürzung Nummer der Begehung oder des Abgleichs Bezug: Beobachtung oder Vorgangs-ID Medientyp (Foto oder Video) Berichtsart und Status

  • Projekte Liste

    eines pro Projekt

    • PKProjektabkürzung (in jedem Dateinamen)
    • Titel
    • Kundenname, im Bericht gedruckt
    • Berichtsvorlage je Berichtsart
    • Aktiv-Kennzeichen
    • 1 Projekt → viele Begehungen
    • 1 Projekt → viele Terminabgleiche
    • 1 Projekt → viele Kategorien (leer: alle Projekte)

  • Begehungen Liste

    eine pro Begehung

    • PKElement-ID (SharePoint)
    • FKProjekt
    • Nummer je Projekt (QS-###)
    • Datum, Zeitraum, Prüfperson
    • Status (offen/geschlossen/exportiert)
    • 1 Begehung → viele Beobachtungen
    • 1 Begehung → viele Berichtsdateien

  • Beobachtungen Liste

    viele pro Begehung

    • PKLokale ID (auf dem Gerät erzeugt)
    • FKBegehung
    • FKKategorie
    • Nummer (von einem Flow vergeben)
    • Prüfpunkt
    • 1 Beobachtung → viele Fotos und Videos

  • Kategorien Liste

    Konfiguration, kein Code

    • PKElement-ID (SharePoint)
    • Name
    • Farbe
    • Aktiv-Kennzeichen, Reihenfolge
    • FKProjekt (leer: alle Projekte)
    • 1 Kategorie → viele Beobachtungen

  • Terminabgleiche Liste

    einer pro Terminabgleich

    • PKElement-ID (SharePoint)
    • FKProjekt
    • Nummer je Projekt (T-###)
    • Datum und Zeitraum
    • Status, Anzahl Einträge
    • 1 Terminabgleich → viele Terminplaneinträge
    • 1 Terminabgleich → viele Berichtsdateien

  • Terminplaneinträge Liste

    einmal geschriebene Zeilen

    • PKElement-ID (SharePoint)
    • FKTerminabgleich
    • Vorgangs-ID
    • Geplanter Start und Ende
    • Ist-Fortschritt 0 bis 100, Bemerkung
    • 1 Terminplaneintrag (Vorgang) → viele Fotos und Videos

  • Projektablage Bibliothek

    Fotos, Videos, Berichte, Vorlagen

    • Projektabkürzung
    • Nummer der Begehung oder des Abgleichs
    • Bezug: Beobachtung oder Vorgangs-ID
    • Medientyp (Foto oder Video)
    • Berichtsart und Status

Vereinfacht: 7 von 10 SharePoint-Objekten (6 der 9 Listen plus die Bibliothek). Weggelassen: die Stammliste der Vorgänge, die der Import-Flow pflegt, die Liste der Upload-Anfragen (eine Arbeitswarteschlange für Anhänge) und die Liste hinter dem Routen-Export. Zeilen werden über ihre SharePoint-Element-ID identifiziert, sofern kein Geschäftsschlüssel genannt ist. Dateien in der Bibliothek verweisen über einfache Spalten auf den zugehörigen Datensatz, nicht über Nachschlagefelder. Gestrichelter Rahmen: Dokumentbibliothek oder Dateiablage.

Kategorien und Vorlagen sind Daten

Eine neue Kategorie oder ein neues Berichtslayout ist eine Änderung in SharePoint, keine neue App-Version. Der Bericht-Flow verweist auf Kategorien über ihren Namen, deshalb brauchte das Hinzufügen einer Kategorie einmal doch eine Änderung am Flow.

Listen dürfen wachsen

Die Flows filtern auf indizierten Spalten, die angelegt wurden, als die Listen noch leer waren; so dürfen die Listen über den Schwellenwert von 5.000 Elementen für SharePoint-Ansichten hinauswachsen. Die App selbst liest höchstens 2.000 Zeilen einer Liste.

Nummern je Projekt

Nummern von Begehungen und Abgleichen sind einfache Zahlen je Projekt; die Präfixe (QS-, T-) kommen nur für die Anzeige dazu, sodass die nächste Nummer die höchste plus eins ist.

04 / entscheidungen

Vier Abwägungen, die den Aufbau bestimmt haben

Offline-Erfassung als Warteschlange auf dem Smartphone

Auf Baustellen fehlt oft der Empfang, und der eingebaute Offline-Modus braucht Dataverse, womit die App für alle Nutzenden Premium-Lizenzen gebraucht hätte. Deshalb warten erfasste Datensätze in einer Warteschlange auf dem Gerät und werden alle 30 Sekunden nach SharePoint geschrieben, sobald es online ist; ein Datensatz gilt erst als synchronisiert, wenn das Schreiben gelungen ist. Abwägung: Es funktioniert nur im Power-Apps-Player für Mobilgeräte, nicht im Browser, der Gerätespeicher ist begrenzt, und Videos und Originalfotos brauchen weiterhin eine Verbindung.

Fotos und Videos laufen über Flows, nicht über Listenanhänge

Eine Canvas-App kann aus Offline-Daten keine Anhänge schreiben, und ein Handyvideo von 50 bis 150 MB lässt sich nicht als Text durch einen Flow schicken. Fotos warten in der Warteschlange, und ein Flow legt sie ab; Originalfotos und Videos hängen an einer Upload-Zeile, und ein zweiter Flow legt sie auf dem Server ab. Abwägung: mehr bewegliche Teile (vier Flows berühren Medien), für Originalfotos und Videos ist eine Verbindung nötig, und die SharePoint-Kopie eines Originalfotos erscheint nach etwa einer Minute.

Nummern vergibt der Server, eine nach der anderen

Das Gerät gibt jeder Beobachtung eine lokale ID, und ein Flow, der jeweils nur einen Datensatz bearbeitet, schreibt die endgültige Nummer. Als die App die Beobachtungen selbst nummerierte, entstanden doppelte Nummern, wenn zwei Geräte gleichzeitig synchronisierten. Begehungen und Terminabgleiche werden beim Anlegen online nummeriert. Abwägung: Die endgültige Nummer gibt es erst nach der Synchronisierung (Fotodateien tragen bis dahin 000), eine gelöschte Beobachtung hinterlässt eine dauerhafte Lücke, die der Nachvollziehbarkeit wegen in Kauf genommen wird, und nummeriert wird nur beim Anlegen.

Eine lebende Terminplan-Liste und einmal geschriebene Momentaufnahmen

Jeder Excel-Import aktualisiert eine Stammliste der Vorgänge je Projekt, und beim Anlegen eines Terminabgleichs werden die Vorgänge der untersten Ebene in Zeilen kopiert, die spätere Importe nie anfassen. So lässt sich jeder frühere Bericht unverändert neu erzeugen. Abwägung: Pro Abgleich werden etwa 90 bis 130 Zeilen kopiert, drei Flows (Upload, Import, Momentaufnahme) ersetzen einen, und die App liest nur die ersten 2.000 Zeilen der Momentaufnahme-Liste, eine bekannte Grenze, die noch offen ist.

05 / mein beitrag

Was ich gemacht habe

  • Gemeinsam mit der Führungskraft die Anforderungen erhoben und ab dem 24. August 2026 die Feedbackrunden geführt; jede Runde wurde mit einem schriftlichen Plan und einem Build beantwortet.
  • Das Projekt geplant, offene Fragen der Führungskraft vorgelegt und das technische Design entschieden (die Abwägungen oben).
  • Das Datenmodell entworfen, aufbauend auf dem Konzept der Führungskraft (zwei Module, Ordnerbaum, Namensschema), und es anschließend in SharePoint aufgebaut und migriert.
  • Die App, die Flows und das Backend gebaut und die Revisionen als versionierte Builds veröffentlicht (nummerierte App-Revisionen, gebaut mit der Power Platform CLI, nummerierte Flow-Pakete), jeden App-Build auf Fehler geprüft.
  • Fehler aus Flow-Läufen und Feldtests untersucht und behoben, zum Beispiel einen Import, der Erfolg meldete, ohne Zeilen zu laden, und Berichte, die ab dem zweiten Abgleich ihre Fotos verloren.
  • Die Anleitungen geschrieben und übergeben, auf Deutsch und Englisch (Version 1.1 vom 18. August 2026, für den ersten Build), dazu ein zweisprachiges Handbuch (2. September 2026).
06 / ergebnis

Seit September 2026 im Einsatz, Revision 45

Am 1. September 2026 veröffentlicht. Der Plan datiert vom 4. August 2026, und die erste dokumentierte Begehung mit Fotos ist auf den 9. September 2026 datiert. Der Revisionszähler erreichte etwa elf Wochen nach dem Plan die 45, der letzte Build ist vom 21. Oktober 2026. Im Word-Bericht erscheinen Fotos als Vorschaubilder und Videos als Links. Eine Selbstprüfung stoppt den Lauf, wenn ein Feld der Vorlage unausgefüllt bleibt, der Bericht wird erst ganz am Ende als versendet markiert, und ein fehlgeschlagener Lauf verschickt stattdessen eine Fehlermeldung. Die Demo zeigt die Bildschirme der App mit einem fiktiven Unternehmen und erfundenen Daten.

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